RRP365 – schlanke Redaktions- und Produktionsprozesse
RRP365 ist unsere webbasierte Redaktions- und Produktionslösung für Verlage, Bildungsanbieter und alle Unternehmen, die ihre Inhalte für Print- und digitale Publikationen schlank, flexibel und kostengünstig verarbeiten wollen.
Das Besondere: Sie haben jederzeit Zugriff auf unser erfahrenes Produktionsteam – kurze Reaktionszeiten garantiert.
Kollaboration und Automation für Redaktion und Herstellung
RRP365 ist der konsequente Schritt zur effektiven Nutzung von MS 365 für die Prozesse in Redaktion und Medienvorstufe.
Wir haben die passenden Bausteine aus dem mächtigen Microsoft-Ökosystem passgenau zusammengesetzt und um unsere Publishing-Expertise erweitert – zum Beispiel mit der Satzautomation per InDesign Server oder PrintCSS.
RRP365 bedeutet für Sie ganz konkret:
- Cloud-basierte Nutzung über Microsoft Azure, keine eigene Serverinfrastruktur erforderlich
- Nahtlose Integration mit Anwendungen wie MS Word und Adobe Acrobat, ohne Aus- und Wiedereinchecken von Dokumenten
- Flexible Zusammenarbeit durch zentrale Datenhaltung und transparente Prozesse
- Automatisierte Datenverarbeitungsdienste durch Konverter und Satzautomaten
- Niederschwellige und flexible Lösung, die speziell auf die produktbezogene Bearbeitung von Inhalten und PreMedia-Prozesse ausgerichtet ist
Welche Vorteile bietet RRP365?
RRP365 wird über den Cloud-Dienst Azure von Microsoft bereitgestellt und erfordert keine Serverinfrastruktur auf Unternehmensseite. Die Nutzer melden sich einfach mit ihrem (kostenlosen) Microsoft-Konto an. Dokumente können direkt in lokal installierten Anwendungen wie MS Word, aber auch Adobe Acrobat oder Adobe InDesign zur Bearbeitung geöffnet werden – ein Aus- und Wiedereinchecken ist nicht erforderlich.
Zentrale Datenhaltung und transparente Prozesse ermöglichen eine flexible und dezentrale Zusammenarbeit von Verlagsmitarbeitern, Autoren und Dienstleistern. Ob Ihre PreMedia-Prozesse XML-first oder konventionell aufgesetzt werden, entscheiden Sie. Wir hinterlegen dies entsprechend im System. Es gibt systemseitig keinerlei Vorgaben hinsichtlich der Datenformate und -strukturen, Satzsysteme, Editoren oder Verarbeitungsprozesse. Zentrale Komponente von RRP365 sind die individuell auszuwählenden Datenverarbeitungsdienste wie Konverter, Satzautomaten und Qualitäts-Prüfroutinen. Sie werden automatisch im Rahmen des definierten Workflows oder vom Anwender per Knopfdruck im Hintergrund ausgeführt und erzeugen für den weiteren Prozess verwertbare Ergebnisse wie z.B. Umbruch-PDFs, E-Pub- oder XML-Dateien.
Was unterscheidet RRP365 von anderen Lösungen?
- Anders als große, oftmals monolithisch angelegte Redaktionssysteme kommt RRP365 recht schlank daher. Der Fokus liegt weniger auf der abstrakten Verwaltung von Inhalten, sondern auf der konkreten, produktbezogenen Bearbeitung von Inhalten und den damit verbundenen PreMedia-Prozessen.
- RRP365 ist weniger „mächtig“ in Bezug auf die Breite der Funktionen, was aber auch überschaubare IT-Projekte im Rahmen der Anpassung an die Kundenbedürfnisse zur Folge hat.
- Hinzu kommt, dass wir als Reemers Publishing Services nicht nur Systemlieferant, sondern auch Vorstufen-Dienstleister sind. Unsere RRP365-Projektleiter sind gelernte Mediengestalter und kennen die Herausforderungen des Produktionsalltags. Sie sind auch dann ansprechbar, wenn es mal hakt und der Word-zu-XML-Konverter oder das InDesign-Template angepasst werden müssen.
- Selbstverständlich bieten wir auch unsere „klassischen“ Dienstleistungen in Verbindung mit der Nutzung von RRP365 an, z.B. im Rahmen des Feinumbruchs (Satz-Finishing) oder des Korrektorats.
Wann RRP365 seine Stärken ausspielt
RRP365 eignet sich für Verlage, Bildungsanbieter und alle anderen Publisher, die ein schlankes, flexibles und kosteneffizientes Redaktions- und Produktionssystem suchen.
RRP365 wird von uns nach Ihren Wünschen und Anforderungen konfiguriert, so dass Ihre verlagsinternen Arbeitsabläufe optimal unterstützt werden. Automatisierte Datenverarbeitungsdienste wie serverseitige Konvertierungen und Satzautomation sowie
kollaborative Arbeitsprozesse sind die Basis für niedrige Produktionskosten in der Medienvorstufe.
Factsheet herunterladen
Die Vorteile und die Funktionsweise von RRP365 in Kürze
- Microsoftbasis – RRP365 basiert auf Microsofttechnologie. Das heißt, dass die Einführung des Systems einfacher und schneller ist als andere Redaktions- und CMS-Systeme. Word, Teams, Sharepoint und andere Ihnen schon bekannte Tools sind zentrale Bestandteile von RRP365.
- Der Editor ist Word – Oft wird nach Wordähnlichen Editoren in einem CMS-System gesucht. Der Editor in RRP365 ist Word.
- Medienneutralität – Inhalte werden in RRP365 unabhängig vom Ausgabekanal gespeichert und können so effizient weiter- und mehrfach verwendet werden.
- Trennung von Inhalt und Layout – RRP365 trennt Layout-Information vom eigentlichen Inhalt. Was die Grundlage für Single-Source-Publishing ist, also der beliebigen Zusammenstellung von Content für unterschiedliche Formate und Medien.
- Metainformationen – RRP365 ermöglicht, beschreibende Informationen über die Inhalte anzulegen, so dass nach diesen Metainformationen gefiltert werden kann oder diese für das barrierefreie Publizieren genutzt werden können.
- Prozessunterstützung – RRP365 steigert die Effizienz und Sicherheit der Prozesse im Crossmedia-Publishing, indem im System Workflows optimiert und ggf. automatisiert werden. RRP365 vereinfacht die Zusammenarbeit aller Beteiligten, reduziert Abstimmungs- und Korrekturschleifen und führt Benutzer:innen so, dass Fehler reduziert werden. So wird eine Zeit- und damit kostenoptimierte Medienproduktion ermöglicht.
- Planung und Produktionssteuerung – RRP365 bildet den durchgängigen Herstellungsprozess von der Planung bis zur Produktion ab und schafft dabei zu jedem Zeitpunkt Übersicht über den aktuellen Produktionsstatus – Sie haben als Publisher also die volle Kontrolle. RRP365 unterstützt die Produktionssteuerung, Projektüberwachung und Terminsicherung, und sorgt somit für eine hohe Projekttransparenz.
Alle Funktionen & Module in RRP365
-
Datenverwaltung
Basis für die Einführung von RRP365 ist Microsoft 365. Wir bieten Ihnen eine sinnvolle Datenablage und -verwaltung mit den Mitteln von MS SharePoint und MS Office sowie ein Konzept zur Nutzung von MS Teams für Projekte (Einbindung Externer ist möglich) und Ihre interne Kommunikation an. Microsoft 365 bietet mit SharePoint und Office die Basis für eine schlanke Datenverwaltung.
- RRP365 verwaltet und steuert den Prozess der Erstellung einer satzfertigen Worddatei und der dazugehörigen Assets wie Abbildungen und A/V-Dateien.
- In der Dokumentenverwaltung wird die Hierarchie der Werkstruktur abgebildet.
Anwender:innen mit entsprechend gesetzten Rechten haben alle Zwischenformate (docx, xml, Satzdaten, pdf) jederzeit im Zugriff. - Innerhalb der Projekte, Objekte (Publikationsprodukte) und aller Dokumente können über eine Volltextsuche Wörter oder Wortgruppen gefunden werden; eine Suche in Dateien kann eingeschlossen werden.
- Zusätzlich besteht die Möglichkeit, benutzerdefinierte Filter anzulegen. So kann beispielsweise nach »Status«, »Autor:in«, u.v.m. gefiltert werden. Zusätzlich können Suchvorgänge beliebig in Filter umgewandelt werden.
- Über Favoriten können Filterkombinationen und temporär häufig verwendete Dokumente über einen Schnelleinstieg erreicht werden. Favoriten können beliebig erstellt werden.
- Bilder können an den Objektdokumenten verwaltet werden. Bilder können per Drag and Drop einem Dokument beifügt werden. Es kann zwischen zwei unterschiedlichen Sichten gewählt werden: »Liste mit Vorschaubild« oder »Vorschau groß«. Über einen Refresh können die verknüpften Bilddateien aktualisiert werden. Außerdem können Bilder heruntergeladen oder gelöscht werden.
- Über die Versionierung kann nachvollzogen werden, wer und wann etwas am Dokument verändert hat und ggf. auf ältere Dokumentversionen zurückgesprungen werden.
- Zu einzelnen Dokumenten kann Kommunikation in Form von E-Mails (zum Beispiel Kommunikation mit RRP-365-Externen) oder Kommentaren (zum Beispiel Kommunikation mit RRP-365-Internen) stattfinden. Für die eingebundene E-Mail-Kommunikation können zusätzlich E-Mailvorlagen erstellt und verwendet werden. Auf Objektebene kann zusätzlich zur E-Mailkommunikation direkt am Objekt über einen eingebundenen Teams-Kanal kommuniziert werden.
- Verwaltet werden können grundsätzlich alle gängigen Dokumenttypen, z.B. Manuskripte, Abbildungen, Satzdateien, PDF, XML, HTML und EPUB.
Sie haben gute Lösungen zur Datenverwaltung im Haus und es ist sinnvoll diese zum Beispiel mit einem in RRP365-optimierten Lektoratsprozess zu verbinden. Wir werten die Anbindungsmöglichkeiten für Sie aus und setzen diese um. Für die Datenverwaltung kann das für ein Asset-Management-Systeme (AMS) oder Media-Asset-Management System (MAM) der Fall sein.
Die wichtigsten Vorteile bei der Verwendung von Microsoft 365 Diensten im Überblick
- anpassungsfähige Rechteverwaltung
- Anreicherung der Dokumente um Metadaten
- Bearbeiten von Dokumentenmetadaten direkt in einer Office Anwendung
- Dokumente parallel und gleichzeitig bearbeiten oder Schutz vor zeitgleicher Bearbeitung
- Dokumentenmappen zur inhaltlichen Gruppierung
- Dokumentenvorlagen
- eindeutige Dokumenten-ID
- ideale Integration in die Office- & Windows-Welt
- Metadaten- und/oder Volltextbasierte Suche
- Minor- und Major-Versionierung
- Office Web Apps
- Offlinebearbeitung und automatische Synchronisation
- revisionssichere Archivierung
- Taxonomie und Metadaten Management
- Unterstützung des Dokumentenlebenszyklus durch Workflows
- Views und Filterung
RRP365 nutzt diese Vorteile und liefert Publishern damit ein Cockpit für verlagsspezifische Arbeitsprozesse, welches die mannigfaltigen Microsoft Dienste bestmöglich für die herstellerische Arbeit erschließt.
Die Nutzenvorteile von RRP365 auf Basis von Microsoft 365 konkret für Anwender:innen sind hierbei
- nie wieder Daten suchen
- nie wieder die falschen Daten nutzen, dank automatischer Versionierung
- keine mehrfache und damit redundante Datenhaltung
- transparente Kommunikation für alle Shareholder eines Projektes
- keine projektkritische Kommunikation und Information in persönlichen E-Mail-Postfächern
- die Möglichkeit Prozesse zu automatisieren – in weiteren Ausbaustufen
Die Einführung des Systems beinhaltet alle notwendigen Schulungen und das Onboarding der Mitarbeiter sowie praxisorientierte User Manuals.
-
Datenverarbeitungsdienste
Unsere Datenverarbeitungsdienste sind das Herzstück von RRP365.Im Folgenden möchten wir Satzautomation, Konverter und Qualitätssicherungs-Routinen näher vorstellen.
Automatisierter Satz bei Publikationen beschleunigt Prozesse, senkt damit Kosten und kann in der Herstellung und im Lektorat als Vorschau genutzt werden.
In RRP365 kann der individuell für den Verlag konfigurierte Satzautomat aufgerufen werden. Auf der Basis von InDesign Server, APP (3B2) oder Print CSS wird dann vollautomatisch ein PDF generiert – vom Einzeldokument bis zur gesamten Publikation. XML-Daten für digitale Produkte können ebenfalls automatisch generiert werden.
Der Vorteil dieses maschinellen Prozesses: Word-Dateien können auch noch im Anschluss von Redaktion oder Autor bearbeitet werden; die Satzautomation kann anschließend ohne Aufwand erneut ausgeführt werden – was gegenüber dem herkömmlichen Satz Zeit- und Kostenersparnis bedeutet.
Nach einem einmaligen Initialaufwand für die Satzautomatisierung hat der automatische Satz folgende Vorteile:- geringe Kosten bei guter Satzqualität
- Korrekturen sind trotz Satzautomat möglich
- je standardisierter das Layout einer Publikation ist, desto wirksamer ist der automatische Satz
- kontinuierliche Weiterentwicklung von Automatisierungsroutinen sichert die Qualität langfristig
Exkurs in Kürze – Wie funktioniert ein Satzautomat?
- Zunächst wird das Manuskript zum Beispiel in Form eines Microsoft Word Dokuments für die automatisierte Verarbeitung vorbereitet.
- Die Word Datei wird in ein XML-Datenformat für den Satzautomaten konvertiert.
- Auf Basis eines definierten Layouts und vorher konfigurierter Regeln wird der Roh-Umbruch ohne manuelles Zutun erstellt.
- Auf Basis dieses Dokuments können Korrekturen eingepflegt werden – je nach System in Word, XML oder HTML. Korrekturen können Layouttechnischer (zum Beispiel ein Feinumbruch) oder textlicher Natur sein.
- Die finalen Daten zum Beispiel Druck-PDF, ePDF und EPUB werden auf Grundlage des korrigierten Dokuments erstellt.
Neben dem Satzautomat bietet RRP365 Ihnen diverse Konverter als Datenverarbeitungsdienste an.
Über automatisierte Makros werden vollautomatisierte Rohumbrüche erzeugt. Unsere Verarbeitungs- und Konvertierungsprozesse in RRP365 können für Sie jedes gewünschte Ausgabeformat erstellen, dazu benutzen wir u.a. folgende Programme:- InDesign
- 3B2 (APP)
- Print CSS
- u.v.m.
Folgende Konverter stellen wir Ihnen in RRP365 zur Verfügung:
- Word zu XML
- XML zu Word
- Word/XML zu InDesign
- XML zu EPUB
- XML zu PDF
- InDesign zu XML
- u.v.m.
(Der Konverter, den Sie suchen, befindet sich nicht in der Liste - kein Problem, sprechen Sie uns an: wir erweitern unser Portfolio gerne um Ihren Wunsch-Konverter!)
Auch die Qualitätsprüfung kann automatisch in das System eingebunden werden: Damit automatisierte Prozesse und Konvertierung wie gewünscht ausgeführt werden können, stellen wir in RRP365 Prüfungsroutinen zur Verfügung, die Dokumente auf kritische Fehler untersuchen und diese ausgeben. Unser hauseigener Support kann Sie bei der Auswertung und Fehlerbehebung unterstützen.
Automatisiert können geprüft werden:- Word-Daten
- Bilddaten
- XML DTD, Schema & Schematron
-
Prozesse
Lektorats-, Redaktions- und Herstellungsprozesse sind kollaborative Arbeitsprozesse.
Die Grundideen des Managements dieser Prozesse in RRP365 sind:
- Kommunikation aller Beteiligten in einem Microsoft Teams Kanal; Externe Autoren können zusätzlich per E-Mail-Kommunikation einbezogen werden
- Arbeiten in Textdaten in Microsoft Word, die in SharePoint liegen und dort versioniert werden
- Abbildungsdaten liegen in SharePoint und werden dort versioniert
- Aufgaben für einzelne Beteiligte können über ein Dashboard verwaltet werden
- Anhand von Statusmarker werden Automatismen angestoßen, zum Beispiel ein »Rohumbruch erzeugt« oder »Daten konvertiert«. Diese und vergleichbare Prozesse sind also automatisiert. Das heißt, dass bei bestimmten Prozessschritten, die abgeschlossen sind, Rechte geändert, Informationen (z.B. automatisiert über E-Mails) weitergegeben und Daten konvertiert werden
Gerne bilden wir mit Ihnen Ihre individuellen Verlagsprozesse und -Workflows ab. In einem iterativen Prozess analysieren wir ihre verlagsspezifischen Prozesse wie Routinen und bilden diese in RRP365 ab. An den Stellen, an denen automatisiert werden kann, setzen wir Microsoft Power Automate und Microsoft Power Apps in Kombination mit C#, einer typsicheren objektorientierten Programmiersprache, ein. C# setzen wir vor allen Dingen dann ein, wenn die Microsoft-Power-Automate-Möglichkeiten bezüglich großer Datenmengen limitiert sind. Auch unser RRP365 Cockpit, also die Benutzeroberfläche für Publisher, ist beispielsweise eine Eigenwicklung, die im Hintergrund auf die Dienste von Microsoft 365 zurückgreift. Prozessautomatisierung, Datenhaltung und Kommunikation im System basieren ebenfalls auf den Cloud-Services Microsoft 365.
In Kürze – wie verwaltet unsere Software Manuskriptdaten und unterstützt Redaktionsprozesse?
RRP365, unsere hoch anpassbare Software-as-a-Service-Lösung für Publisher,
- verwaltet und steuert es den Prozess der Erstellung einer satzfertigen Worddatei und der dazugehörenden Assets wie Abbildungen und A/V-Dateien
- erstellt aus diesen Worddaten auf der Basis entsprechender Einrichtungen die für das Produkt definierten Ausgabedaten. Dies erfolgt in weiten Teilen vollautomatisch. Das gilt für alle zu erstellenden XML-Daten, HTML-Daten, EPUB-Daten und je nach Komplexität für die verschiedenen PDF-Ausgaben.
- verwaltet und steuert Korrektur- und Aktualisierungsprozesse
Prozessautomatisierung findet in RRP365 Anwendung bei
- Erzeugung eines Rohumbruch
- Konvertierung
- Erstellung eines Inhaltsverzeichnis
- Erstellung eines Stichwortverzeichnis
- Zusammenfassung der PDFs
- Erstellung des Titelblatts
- u.v.m.
-
Kollaboration und Kommunikation
Kommunikation und Teamwork in Lektorats- und Herstellungsprozessen entscheiden über Erfolg und Misserfolg: Nur wenn alle Beteiligten zu jederzeit informiert sind, kann ein Publikationsprodukt termingerecht fertiggestellt werden. Unzureichende Abstimmung unter den Beteiligten führt zu einem vermehrten Fehleraufkommen, was wiederum Aufwände und Korrekturschleifen nach sich zieht.
Durch eine Teams- und E-Mail-Integration arbeitet das System so nah wie möglich an den Workflows der Benutzer:innen. Die Erfahrung hat gezeigt, dass RRP365 als Redaktions-, Lektorats- und Herstellungssystem von den Benutzer:innen gut angenommen wird - RRP365 befähigt die Nutzer:innen, bevormundet sie aber nicht. Je nach Wunsch können auch weitere externe Kommunikationssysteme integriert oder über eine Schnittstelle angeschlossen werden.
Um die Kommunikation zwischen Redaktion, Autorenschaft, Layout, Satz- und Druck-Dienstleistern bestmöglich zu gewähren, stellt RRP365 also verschiedene Möglichkeiten bereit:
- Einrichtung von Microsoft Teams Kanälen für Objekte in den Objekteigenschaften
- Kommunikation über E-Mails mit internen wie externen Beteiligten entweder am Objekt oder an einem spezifischen Dokument. (Verlagsspezifische E-Mail-Vorlagen erstellen wir gerne für Sie)
- Direkte Kommunikation mit Bezug zu einem Dokument findet innerhalb eines Projektes am jeweiligen Dokument über die Kommentarfunktion statt
- Automatisierung von Kommunikation (Standardisierte E-Mails, die bei bestimmten Prozessschritten ausgelöst werden)
Konkret: RRP365 ermöglicht die Kommunikation über E-Mails mit Verlags-externen wie -internen Beteiligten
Hierbei gibt es zwei Anwendungsfälle:
- es wird entweder der Link auf eine Datei, zum Beispiel Word in Sharepoint, versendet, sodass Verlags-Interne wie -Externe (beispielsweise Autoren) über die Desktop- oder Browser-Version von Word das Dokument bearbeiten können. Indem lediglich Links auf Dokumente in RRP365 gesetzt werden, wird die Fehleranfälligkeit, die das Auschecken und Versenden als Anhang mit sich bringt, verringert. Zusätzlich können so Autor:innen, die keine Office-Lizenz besitzen, dennoch Dokumente über Word in der Browserversion bearbeiten.
- Oder das Dokument wird aus RRP365 ausgecheckt und als Anhang an eine E-Mail nach Extern verschickt. Dieser Weg empfiehlt sich beispielsweise für das Wahren von Autor:innen-Richtlinien – also Dokumente, die nicht gemeinsam bearbeitet werden, sondern der klassischen Information dienen.
Indem die E-Mail-Kommunikation am Objekt (Publikationsprodukt) oder an einem spezifischen Dokument innerhalb des Objektes, zum Beispiel an einem Artikel in einer Zeitschrift hängt, kann die Kommunikation zielgerichteter und nachvollziehbarer gestaltet werden, da der Bezug stets klar ist. Befinden sich Kolleg:innen im Urlaub, kann auch die Vertretung schnell und lückenlos die vergangene Kommunikation nachvollziehen und dort ansetzen, wo der Lektorats- oder Herstellungsprozess gerade steht.
Automatisierung
Zusätzlich kann die Kommunikation über RRP365 automatisiert werden. Wir richten für Sie Automatismen ein, so dass bei spezifischen Prozessschritten E-Mails automatisch vom System ausgelöst werden. Unsere Kunden arbeiten häufig mit einer automatisierten E-Mail gekoppelt an den Status zum Beispiel der ‚Freigabe‘. Autor:innen des Textes werden so automatisch darüber informiert, dass ein Arbeitsgang abgeschlossen ist und nun eine Freigabe erteilt werden muss. Durch weitere Prozessautomatisierungen können ganze Workflows abgebildet werden, zum Beispiel das automatisierte Nachhalten der Freigabe.
-
Aufgabenverwaltung
Mit RRP365 können Aufgaben einfach erstellt und verwaltet werden. Über den Dokumentenstatus und die Dokumentenübersicht weiß jeder zu jederzeit, was zu tun ist.
Der Dokumenten-Status schafft eine schnelle Übersicht:
- Der Dokumenten-Status zeigt jederzeit an, in welchem Status sich die Dokumente befinden.
- Die verlagsspezifischen Status richten wir Ihnen nach Ihren Wünschen ein. Beispiele für Status können sein: »neu«, »im Lektorat«, »im Umbruch«, »in Freigabe«, »abgeschlossen«, usw. – wenn Sie möchten, beraten wir Sie hierzu gerne.
- Benachrichtigung bei Statuswechsel: Wechselt ein Dokument in einen neuen Status, können automatisiert System E-Mails ausgelöst werden. Wir richten E-Mailvorlagen mit ihren Standardtexten gerne für Sie ein.
- Das Verwalten der Aufgaben ist kinderleicht
Aufgaben können erstellt und mit einem Workflow verknüpft werden. Die verlagsspezifischen Workflows richten wir nach Ihren Wünschen ein.
- Aufgaben können über einen Texteditor beschrieben und mit Kommentaren versehen werden.
Zusätzlich kann ein Start- und End-Datum für eine Aufgabe festgelegt werden. Darüber hinaus kann ein Status vergeben werden, in dem sich die Aufgabe aktuell befindet.
Aufgaben können in Bezug zu einer Personen gesetzt und damit zugeordnet werden.
Zu jedem Zeitpunkt ersichtlich ist, welche Person, wann die letzte Änderung vorgenommen hat und welche Person die Aufgabe initial zu welchem Zeitpunkt erstellt hat.
Außerdem können Bezüge zwischen Aufgaben hergestellt sowie Unteraufgaben erstellt werden.
In der Aufgaben-Übersicht können alle objektbezogenen Aufgaben komfortabel eingesehen und bearbeitet werden.
Zu einer Aufgabenverwaltung gehört auch eine Terminplanung, die in RRP365 über eine Kalenderübersicht erfolgt
- Ein Termin im Kalender wird erzeugt, indem ein Dokument, eine Aufgabe oder ein Projekt mit einem Start- und Enddatum terminiert wird.
Unsere RRP365 Kunden nutzen häufig ein Fälligkeitsdatum, um die termingerechte Erfüllung einer Aufgabe sicherzustellen.
Über die Kalenderübersicht können sich alle Beteiligten eines Projektes einen schnellen Überblick über die anstehenden Termine, der einzelnen Nutzer:innen verschaffen
Die wichtigsten Vorteile einer zentralen Aufgabenverwaltung im Überblick
- Übersicht über alle Aufgaben im Lektorats-, Herstellung- und Produktionsprozess
- Steigerung der Transparenz für alle Mitarbeitenden
- Kontrolle und Nachverfolgung von Aufgaben
- Garantie, dass beschlossene Dinge auch umgesetzt werden
- Kontrolle von Durchlaufzeiten und das Erkennen neuralgischer Punkte
- Keine Aufgaben mehr, die durchs Raster oder Erfassungsnetz fallen
- Starke und zuverlässige Prozesssteuerung mit festen Qualitäts-Sicherungs-Abläufen
- Endlich richtig und zuverlässig Kapazitäten planen
Die Nutzenvorteile der Aufgabenverwaltung konkret für Anwender:innen sind hierbei
- Arbeitsabläufe können optimiert werden
- Aufgaben können in Arbeitsschritte unterteilt werden
- Arbeitsschritt können einer Person oder Gruppe zugewiesen werden
- Für jeden Arbeitsschritt können Deadlines festgelegt werden
- Über den Arbeitsfortschritt informieren automatisierte Benachrichtigungen
-
Rollen, Rechte & Accounts
In RRP365 werden Accounts entsprechend der Verlagsprozesse angelegt und die passenden Rechte, Daten und Prozessschritte vergeben. Wir erstellen für Sie Rollen, zum Beispiel »Redaktion«, »Autorenschaft«, »Lektorat«, »Produktion«, u.v.m., die Sie in Ihren Arbeitsprozessen benötigen. Eine Person kann einer oder mehreren Rollen zugehören.
Nach Abstimmung mit Ihnen dürfen bestimmte Aktionen in ihrem verlagsspezifischen RRP365 nur von gewissen Rollen ausgeführt werden. Ein neuer Status darf beispielsweise häufig ausschließlich von bestimmten Rollen gesetzt werden. Das macht vor allen Dingen Sinn, wenn es sich um kritische Schritte im Prozess handelt – zum Beispiel das Druck-PDF zu schreiben.
Über das Rollen- und Rechte-Management vollzieht sich die Zugriffskontrolle, also welche Benutzer oder Gruppen von Benutzern Dokumente sehen, bearbeiten oder weiterleiten können. So können die Arbeitsschritte in Zuständigkeitsbereiche aufgeteilt werden, mit dem Ziel Fehler durch nicht autorisierten Zugriff zu vermeiden.
Jeder Workflow beinhaltet beispielsweise unterschiedliche Schritte. Zu jedem Schritt können Berechtigungen eingestellt werden: z.B. wer darf das Dokument in einem bestimmten Status sehen; wer darf das Dokument in einen bestimmten Status versetzen; wer bekommt eine Benachrichtigung, wenn der Status gesetzt wurde.
Hintergrund – Accounts in RRP365 basieren auf dem Microsoft Konto:Die umfangreichen Microsoft-Dienste werden über ein zentral verwaltetes Microsoft Nutzerkonto angesteuert, somit können die Nutzer:innen über ein Single-Sign-On, also über eine einmalige Anmeldung, alle Dienste nutzen. RRP365 greift damit auf ein Set von Rechten und Rollen zurück, stellt aber zusätzlich noch maßgeschneiderte, verlagsspezifische Rollen zur Verfügung.
-
Ausgabeformate
In RRP365 können unterschiedliche Ausgabedaten erzeugt werden. Entweder indem der Konvertierungsprozess händisch angestoßen wird oder aber automatisiert ausgeführt wird (zum Beispiel geknüpft an einen Statuswechsel).Wir bilden alle gängigen Medien- und Ausgabe-Formate ab:
- Word
- Druck-PDF
- ePDF
- XML
- InDesign
- EPUB
- HTML
- u.v.m.
(Sie finden in der Liste unserer Ausgabeformate nicht Ihr Wunsch-Format – kein Problem, wir richten gerne Ihre verlagsspezifischen Formate für Sie ein.)
Die exakte Arbeitsweise des Konverter passen wir auf Ihre Wunschvorstellung innerhalb der Konfiguration des Skriptes an. Wir beraten hierbei auch gerne zum derzeitigen Stand der Technik, so bleiben Sie immer aktuell und können von den neuesten Entwicklungen profitieren.
RRP365 kann alle gängigen Formate annehmen und ausgeben: Word, EPUB, XML, PDF, InDesign, D4, D5, Broschüre u.v.m. Wie genau der oder die Konverter arbeiten, stimmen wir auf ihre Wüsche ab und beraten Sie auch gerne auch hierbei zum State-of-the-Art Vorgehen.Konkret – Die Konvertierungsprozesse vollziehen sich vollautomatisch.
Kapitel ihrer Publikation können hierbei einzeln als PDF ausgegeben werden. Am Ende des Prozesses wird aus allen Kapiteln und dem automatisch erstellten Inhaltsverzeichnis ein gesamt PDF generiert.
Ausgabeformate für die Produktion sind:- indd
- idml
- zip
- xml
- docx
- 3d
- u.v.m
-
Reportings
Reportings dienen der Reduzierung komplexer Sachverhalte auf das Wesentliche und machen Daten auf diese Weise vereinfacht für bestimmte Zielgruppen und Stakeholder zugänglich. Beispielsweise kann ein wöchentliches Reporting mit einer Warnung bezüglich zeitkritischer Deadlines sinnvoll sein.
Wir konfigurieren Ihnen ihr Wunsch-Reporting auf Basis der Daten ihres verlagsspezifischen RRP365. Sprechen Sie uns an! -
Schnittstellen
Folgende Schnittstellen bedient RRP365:
- Browser
- REST
- LookUP!365
- FTP und SFTP
- E-Mail-System
- u.v.m.
(Sie finden Ihre gewünschte Schnittstelle nicht – kein Problem! Sprechen Sie uns an, wir richten für Sie die benötigte Schnittstelle ein.)
-
Support
Für unsere RRP365-Nutzer:innen bieten wir einen Live-Support über einen eigens dafür eingerichteten Teamskanal an, so dass wir binnen Minuten reagieren und Fragen klären oder das Problem schnellstmöglich beheben können.
Sollte ein Thema nicht über den Teams-Live-Support gelöst werden können, schalten sich unsere Mitarbeiter:innen, mit Ihrer Erlaubnis, für sie sichtbar, auf Ihren PC.
Zusätzlich existiert eine Support-E-Mail-Adresse, über die Sie Anliegen in unserem Support-Ticket-System aufgeben können – beispielsweise Anforderungen zu weiteren Funktionalitäten.
Klassische Fälle für den Support sind:- Probleme beim Konvertieren von Dokumenten
- Falsch gesetzte Metadaten
- Server-Wartung
- Hilfe bei der Organisation von Objekten und Projekten
- Wiederherstellen von überschriebenen oder gelöschten Daten
- u.v.m.
-
Wartung & Updates
Software wird regelmäßig gewartet und gepflegt, also auf den neusten Stand gebracht werden, ohne dass sich zwangsläufig hierdurch etwas sichtbar an der Benutzeroberfläche verändert. Da sich die Technologie-Welt, Ökosysteme wie das Internet, Server und Protokolle mit dem Ziel fortlaufender Optimierungen und Weiterentwicklung stetig verändern, wird Software dementsprechend an die veränderten Gegebenheiten angepasst werden. Wir bei Reemers Publishing Services legen deshalb täglich Hand an unsere Systeme und Software, damit unsere Kunden von allen Optimierungen und Weiterentwicklungen der Ökosysteme profitieren.
- Microsoft 365: Durch das regelmäßige Updaten von Microsoft 365 bleibt RRP365 fortwährend auf dem neusten Stand der Technik und damit stets funktional. Wir passen deshalb stehts unseren Code an die Weiterentwicklungen von Microsoft 365 an.
- RRP365: Wir warten und updaten RRP365 regelmäßig und stellen so sicher, dass das System zu jedem Zeitpunkt in der Produktion von Publikationen ausfallsicher und performant bleibt. Da es sich bei RRP365 um Saas (Software-as-a-Service) handelt, sind keine großen und damit kritischen Versions-Updates notwendig. Verlagsintern wird aufgrund dessen kein eigenes Entwicklerteam benötigt, das die Updates installiert. Alle Updates werden bei Reemers Publishing Services für Sie durchgeführt, so profitieren sie immer von reibungslos funktionierender Software und benötigen keine eigenen IT-Ressourcen.
RRP365 als Software-as-a-Service
Wir haben uns bewusst für eine schlanke und hoch flexible Anwendung als Software-as-a-Service entschieden.
Die Erfahrung unserer Kunden hat gezeigt: Der Erfolg bei der Einführung eines Redaktionssystems hängt zu zwei Dritteln an der Implementierung der für das eigene Unternehmen passenden Prozesse. Ein Redaktionssystem ist immer „nur“ ein Baukasten mit mehr oder weniger vielen Funktionen.
Je flexibler das System an die verlagsspezifischen Prozesse und Workflows angepasst werden kann, desto erfolgreicher ist die Einführung eines solchen Systems. Wenn es den Nutzer:innen darüber hinaus noch ermöglicht wird mit etablierten und gewohnten Tools und Programmen wie MS Word zu arbeiten, wird das Onboarding zu einem Genuss für alle Beteiligten.
RRP365 ist kein monolithisches Redaktions- und Produktionssystem, das den Nutzer:innen standardisierte Prozesse oktroyiert. Viel Mehr unterstützt das System die Anwender:innen in Ihren gewohnten Arbeitsprozessen und ermöglicht hierbei eine stetige Optimierung der Abläufe und Workflows. Der Mensch passt sich nicht an das System an, sondern das System an den Menschen. Hierbei gehen wir iterativ vor – wir nähern uns also schrittweise dem bestmöglichen Arbeitsprozess, so vermeiden wir eine Überforderung der Nutzer:innen, die dann alle Benefits von Microsoft 365 in Kombination mit RRP365 voll ausschöpfen können.
FAQ
-
Für wen eignet sich RRP365?
Für Verlage und Publisher, die nach einem schlanken, flexiblen und kostengünstigen Redaktions- und Produktionssystem suchen. RRP365 wird von uns nach Ihren Wünschen und Anforderungen konfiguriert, sodass Ihre verlagsinternen Arbeitsprozesse bestmöglich unterstützt werden. Durch (Teil)-Automatisierungen Ihrer Prozesse, über Satzautomation und Datenverarbeitungsdiensten wie Konvertern befähigt RRP365 Ihre Mitarbeiter:innen Publikationen wie Bücher, Loseblattwerke, Zeitschriften oder Magazine effizienter zu produzieren.
-
Kann ich eigene Word-Templates hinterlegen?
Selbstverständlich können Ihre eigenen Word-Templates hinterlegt werden. Es ist bleibt Ihre individuelle Publikation.
-
Wie weit kann RRP365 auf meine Bedürfnisse zugeschnitten werden?
Von eigenen Word-Templates bis hin zur Statusmeldung, kann die Anwendung auf Ihre Arbeitsprozesse zugeschnitten werden. RRP365 optimiert Ihre Herstellungsprozesse, ohne etwas an Ihrem Label zu verändern.
-
Was macht den Unterschied zu herkömmlichen Redaktionssystemen?
Große Redaktionssysteme nehmen sehr viel Zeit und Budget in Anspruch. Stattdessen können Sie mit RRP365 das nutzen, was Microsoft 365 schon zur Verfügung stellt. Zusätzlich bekommen Sie unsere webbasierte Satzautomation OpenContent gestellt, sodass Sie eigenständig druckreife Publikationen produzieren.
-
Können in RRP365 externe Autor:innen eingebunden werden?
Ja, externe Autor:innen oder Redakteur:innen können in RRP365 spielendleicht eingebunden werden, hierfür gibt es zwei Möglichkeiten:
- Entweder werden externe Mitarbeitende über eine bestimmte Rolle, wie zum Beispiel „externe Autorenschaft“ eingebunden – hier loggen sich die Nutzer:innen bequem über ihr Microsoft 365 Konto in RRP365 ein und können dort je nach Konfiguration der Rolle Ihrer Arbeit nachgehen
- oder – im Falle, dass Autor:innen keine Microsoft 365 Lizenz besitzen – können diese „außerhalb“ von RRP365 in ihrem Internet-Browser Dokumente öffnen und bearbeiten. Der Zugang zum Dokument erfolgt in diesem Fall komfortabel über einen Link, welcher entweder händisch oder über eine automatisierte Systemmail automatisiert verschickt wird. So entfällt das lästige Aus- und Einchecken der Datei und verringert damit mögliche Fehler, die entstehen, wenn den Beteiligten nicht mehr klar ist, welche Datei die aktuelle im Prozess darstellt.
-
Brauchen alle Nutzer:innen eine Microsoft 365 Lizenz, um einen aktiven Part im Redaktionsprozesses einzunehmen?
Nein, Autor:innen können auch ohne eigene Microsoft 365 Lizenz in RRP365 Dokumente öffnen, bearbeiten und speichern – und dies ohne lästiges Aus- und Einchecken der Datei. Dies wird durch die Benutzung der Browserversion von beispielsweise Word ermöglicht.